Należy poinformować osoby, które dokonują zapisu, w jakim celu i którzy ludzie będą mieli dostęp do nich. Strony są odpowiedzialne za przechowywanie dokumentacji bezpiecznie przy pewności dobrego zapisu w pliku, a także aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi. Sprawy poruszania w dyskusji (porady) powinny być traktowane jako poufne i ujawniane osobom trzecim tylko w zgodzie z odpowiednimi informacjami zasad zachowania prywatności. Należy poinformować osobę, na ogół, jeśli ujawnienie lub krajowy rejestr doradztwa będzie stosował na rzecz osoby trzeciej swoje postanowienia. Chyba że są to dla rutynowe cele. Przechowywanie zapisów jeśli uważają, że formalny proces, takie narusza lub gorsze, mogą być niezbędne, być może trzeba przenieść rekordy do doradztwa agencji człowieka obszaru zasobów. Jeśli, podczas przeglądu postępowania lub osoby wydajność pracy odpowiedzialność za nadzór nad nimi przechodzi do innego menedżera, to z reguły należy przekazać swoje rekordy. Jest to szczególnie ważne w sprawach dotyczących wykroczenia lub gorsze. W takich przypadkach konieczne jest wyraźne ustalenie porady i opinii które miały miejsca.